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Las diferentes soluciones de pago en las empresas
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Atrás quedaron los días en los que se pagaba absolutamente todo con la tarjeta bancaria de la empresa. Entre los más habituales, destacan los pagos en efectivo, las transferencias, las tarjetas personales de los empleados y los cheques.

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Sin embargo, hay ciertos métodos de pago más innovadores que, poco a poco, se están haciendo un hueco en el mundo empresarial, tales como las tarjetas de crédito de la empresa, tarjetas de un solo uso o de prepago, los pagos por plataformas como Paypal, etc.

Las soluciones tradicionales frente a las innovadoras

Las soluciones de pago más populares no siempre son las más ventajosas para las empresas, eso es un hecho. ¿Sabes cuáles son las más utilizadas en el ámbito empresarial?

A nivel internacional, los cuatro métodos de pago más frecuentes para las notas de gastos son las tarjetas de empresa (63%), los pagos en efectivo (45%), las tarjetas personales de los empleados (45%) y las trasferencias (41%). Evidentemente, las empresas no se limitan a una única forma de pago, sino que suelen proponer varias soluciones en sus actividades profesionales.

Por otra parte, las soluciones más modernas todavía tienen que seguir aumentando su presencia en las empresas: herramientas de gestión de gastos (23%), las tarjetas de un solo uso (11%) y de prepago (10%) destacan entre las más populares de la nueva generación.

Sin embargo, en los métodos de pago tradicionales, no todo son ventajas.

Desventajas de las soluciones tradicionales

Pagar en efectivo, por transferencia o con la tarjeta personal del empleado no es realmente una buena práctica en términos de gestión de gastos. ¿Por qué? Estas soluciones obligan a las empresas a realizar manualmente procedimientos que podrían simplificarse y automatizarse (en gran medida) con herramientas de gestión de gastos.

Entonces, ¿usar la tarjeta de la empresa facilita la gestión de los gastos? Sí. Sin embargo, esta solución permite a los empleados autorizados pagar sus gastos profesionales directamente con los fondos de la empresa, lo que puede provocar un descontrol en la tesorería.

Pagos en efectivo

El uso de dinero en efectivo, especialmente en viajes de negocios, presenta muchos riesgos: inseguridad, robo, pérdida… Además, legalmente, no tiene ningún recurso en caso de pérdida o fraude.

También es imposible controlar los gastos realizados, por lo que el fraude en las reclamaciones de gastos sigue estando a la orden del día.

Tarjeta bancaria personal del empleado y transferencias

Incluso cuando se paga con la tarjeta personal o se realizan transferencias, la gestión de las notas de gastos puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza. Basta con perder un recibo para que el procedimiento de reembolso se vuelva misión imposible. Por suerte, existen herramientas como Expensya para automatizar estos procedimientos.

Además, esta solución obliga a los empleados a adelantar los gastos desde su propia cuenta bancaria, lo que puede ser complicado y odioso en caso de importes elevados y recurrentes.

Debido a estas razones, los métodos más innovadores ganan terreno poco a poco.

Ventajas de las soluciones innovadoras

Frente a los métodos de pago tradicionales, los procedimientos más innovadores ayudan a las empresas a:

  • Simplificar el seguimiento de los gastos, reduciendo la carga de trabajo del departamento de contabilidad.
  • Proteger las transacciones para todos los involucrados.
  • Automatizar al máximo el proceso de gestión de gastos.

Para mayor simplificación, estas soluciones modernas se integran fácilmente en el sistema de información de la empresa, por lo que los procedimientos manuales terminan automatizándose y simplificándose al máximo.

Así, las ventajas suponen un claro ahorro de tiempo y una mejora en la gestión de los gastos profesionales.

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