Estar ocupado no es lo mismo que ser efectivo en el trabajo y por ello las empresas realizan esfuerzos cada vez mayores para conseguir una buena gestión del tiempo en el trabajo. Todas las empresas pueden asignar tareas y realizarlas de forma más eficiente y ese debe ser uno de los grandes objetivos a cumplir en un ecosistema cada vez más competitivo.
Incluso cuando hay poco tiempo y las presiones son muy elevadas hay que apostar por una gestión eficiente del tiempo. Pero, ¿cómo podemos alcanzar este objetivo? Existen algunos pasos fundamentales que todas las empresas deben poner en marcha. Descubrimos los que son más importantes a continuación.
Principales pasos para optimizar la gestión del tiempo
Utilizar software de gestión como Sésame
Utilizar un software de recursos humanos es la mejor solución para la gestión del tiempo en el trabajo y para los departamentos de RRHH. Este tipo de softwares permite registrar entradas y salidas, obtener reportes en tiempo real, gestionar los equipos, gestionar comunicaciones entre miembros de la empresa o la gestión de ausencias, entre otras funciones. Además se pueden crear calendarios de trabajo con turnos y horarios que los trabajadores reciben de forma inmediata. Una forma de tener todo lo necesario para optimizar el tiempo del trabajo en un único lugar.
Gestor de tareas
Lo mejor para gestionar correctamente las tareas a realizar es elaborar una lista de tareas pendientes y de todo el trabajo y el tiempo que se necesita desarrollar. Solo anotándolo vamos a evitar olvidos o retrasos por una mala organización. De esta forma cada tarea tiene asignado un tiempo dentro del horario de trabajo.
Establecer prioridades
Los empresarios y trabajadores tienen que enfrentarse cada día a decenas de tareas diferentes, pero no todas son igualmente importantes. Por ello es fundamental establecer una jerarquía entre tareas muy urgentes e importantes y tareas que pueden esperar o que se pueden delegar a otros trabajadores de menor rango. Esta jerarquía debe utilizarse cada vez que registramos una tarea pendiente y así sabremos en cada momento qué toca hacer en función de su importancia.
Eliminar las distracciones
La jornada laboral suele ser de 7 u 8 horas pero, ¿cuántas horas trabajamos realmente? Probablemente si hiciéramos un recuento eliminando el tiempo que perdemos en distracciones saldrían menos de las que son. Por ello hay que identificar que distracciones nos hacen perder el tiempo para evitar que interfiera en la jornada laboral.
Utilizar siempre plazos de entrega
Para gestionar el tiempo de forma eficiente es importante establecer plazos de entrega a cada tarea que se nos asigna en el trabajo. Así podemos dedicar más tiempo a lo que hay que entregar antes y dejar para más tarde lo que tenga un plazo de entrega superior. Estos plazos de entrega hay que establecerlos también para proyectos de mayor envergadura, para presupuestos o para cualquier otra tarea en el trabajo.
Aplicar la regla 80/20
Con esta regla 80/20, que consiste en que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados en el trabajo, debemos hacernos a una idea de cuánto de importante es concentrarse en lo que hay que hacer. Así evitamos invertir tiempo en tareas poco importantes que no aporten a los resultados y que supongan un esfuerzo innecesario.
Automatizar procesos
Con el uso de herramientas como Sésame automatizamos procesos y tareas que pueden realizarse de forma automática. Este tipo de aplicaciones ayudan a organizar la semana de trabajo de forma más eficiente evitando perder el tiempo en organizar tareas de forma manual. El futuro de la gestión del tiempo va de la mano de la automatización.
Ventaja de una correcta gestión del tiempo en el trabajo
Una correcta gestión del tiempo en el trabajo repercute en forma de interesantes beneficios para la empresa, como son:
- Menores niveles de estrés
- Mayor productividad por hora trabajada, lo que contribuye a incrementar los beneficios de la empresa
- Mejor reputación profesional
- Más oportunidades para desarrollarse profesionalmente aprovechando mejor el tiempo
Conseguir mejoras en la gestión del tiempo en el trabajo ayuda a alcanzar los objetivos deseados en menor tiempo y con un menor esfuerzo. Todo ello de la mano de la tecnología con herramientas para mejorar el rendimiento y diseñar estrategias de gestión del tiempo más efectivas.